Hybride Eventformate

Mit digitalen und hybriden Eventkonzepten Begegnungsanlässe aufrechterhalten

Während des ersten Corona-Lockdowns hat die Stadthalle Reutlingen innovative Konzepte entwickelt, um attraktive und verantwortungsbewusste Möglichkeiten für digitale Zusammenkünfte zu schaffen. Diese Erfahrungen haben es ermöglicht, Veranstaltungsanlässe und -ziele auch in neuen Formaten umzusetzen: als hybrides Format mit Gästen vor Ort und externen Teilnehmern, die gleichzeitig eingebunden werden. Der positive Zuspruch der Kunden und Besucher bestätigt den Erfolg dieses Ansatzes im Bereich des Online-Conferencing mit dem "human touch", insbesondere in Kombination mit erfolgreichen Konnektivitäts- und Organisationskonzepten und einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit. Diese Erfahrungen ermöglichen den Kunden der Stadthalle Reutlingen nachhaltige Einsparungen bei Ressourcen und Zeit.

„Veranstaltungen sind essentiell“, bringt Geschäftsführerin Petra Roser die Grundmotivation ihres Teams und der Stadthalle Reutlingen auf den Punkt. „Menschen für geschäftliche Anlässe oder kulturelle Veranstaltungen durch verantwortungsvolle Eventorganisation sicher vor Ort bzw. digital oder hybrid zusammenzubringen, sind wesentliche Bestandteile einer starken Wirtschaft und vielfältigen Gesellschaftsstruktur.“ Dabei gibt die Stadthalle Reutlingen ihr Bekenntnis zu Nachhaltigkeit und CO₂-Neutralität nicht preis.

Als wichtiger Faktor für das schnelle und flexible Einstellen auf grundlegend veränderte Rahmenbedingungen für Veranstaltungen und Kundenservice erweist sich das bereits lange vor Corona aufgebaute Innovations-Know-how der Stadthalle Reutlingen. „Wir haben top ausgebildete Mitarbeiter, eine sehr gute Infrastruktur sowie flexible Konzepte für Meetings, Konferenzen und Versammlungen aller Art – stets passend aufbereitet je nach Bedarf und Rahmenbedingungen, ob mit vielen oder nur wenigen Teilnehmern“, beschreibt Petra Roser die Bandbreite des Hauses. Auf diese Weise nutzt die Stadthalle Reutlingen alle Möglichkeiten zur unternehmerischen Konsolidierung bisheriger Erfolge und Weiterentwicklung selbst unter herausfordernden Vorzeichen. An der Einhaltung sozialer Standards und Selbstverpflichtungen trotz erhöhter Aufwände hält man fest. Und das starke Interesse zeigt deutlich: Neue Bedarfe generieren neue Geschäftsfelder, wofür die Stadthalle Reutlingen individuell anpassbare und flexible Service- und Dienstleistungspakete anbietet.

Technik und Anwendung gehen Hand in Hand

Die Leistungsstärke des Digital-Portfolios basiert auf der 10 GBit/s Glasfaser-Anbindung, die Live-Streaming in hoher Qualität stabil und in bester Qualität sicherstellt:

• Interaktive Online-Konferenzen: Von klein bis groß werden alle Formate gehostet und verwaltet.
  Der Videokonferenz-Account bedient sich professioneller Kamera- und Präsentationstechnik für hochauflösendes Bildmaterial inklusive Bildregie und Schnitt. Externe Teilnehmer werden wahlweise Bild in Bild auf Leinwand und/oder auf separaten Displays eingebunden. Damit ist die nahtlose Verschmelzung von Beiträgen vor Ort und extern optimal gegeben.
• Webinare: Die Stadthalle Reutlingen übernimmt als Technikdienstleister alle Aufgaben der Durchführung, z.B. die Verwaltung von Seminaren zu Fortbildungszwecken, und gewährleistet die lückenlose Login-Dokumentation und Teilnehmerkontrolle. Professionell aufbereitet – auf Wunsch im Firmen-CI – bietet die Stadthalle die komplette Kommunikationsplattform inklusive Chatroom und Studiomail.
• Produktion: Bewegtbild-Inhalte in TV-Studioqualität können in den Räumlichkeiten und mit dem Equipment der Stadthalle Reutlingen realisiert werden.
• Digitale Flipcharts: Inhalte lassen sich interaktiv, leicht kompatibel und dank des schnellen Displays unkompliziert präsentieren – für papierloses Tagen mit Plug-and-Play. Bild- und Video-Inhalte sind direkt von Smartphone, Tablet oder Kunden-Laptop einspielbar; Inhalte können gesichert und geteilt werden.

Mit dieser Ausstattung sind Angebote von hybrid – also der Kombination von Teilnehmern vor Ort mit Online-Zuschaltungen – bis voll digital in allen denkbaren Facetten durchführbar.

Petra Roser fasst die Vorteile des digitalen Rundumservices zusammen: „Smarte Lösungen mit dem Fokus auf Kundennutzen, hohem Bedienkomfort und größtmöglicher Sicherheit sind bei der Stadthalle Reutlingen selbstverständlich. Auf Wunsch sind geschützte Netze für sensible Inhalte möglich, im gesamten Haus gibt es kostenfreies WLAN u.v.m.: Wir bieten die komplette Infrastruktur und das Know-how für vielseitiges Online-Conferencing nach Maß, Sachlage und geltendem Recht!“

Innovationskraft & Ressourcenschonung aus einer Hand

Die Stadthalle Reutlingen führt digitale wie hybride Eventkonzepte mit vollständiger CO₂- Kompensation durch, sodass auch hier alle Maßgaben für Green Meetings angewandt sind und die 100%-ig erfüllte Green Globe-Zertifizierung erhalten bleibt. Petra Roser fasst die Vorteile des Rundumservices zusammen: „Ob geschäftlicher Anlass in großem oder kleinem digitalen bzw. hybriden Rahmen oder Präsenzveranstaltungen mit ausgeklügeltem Besucherstrommanagement und weiteren Komponenten eines professionellen Hygiene- und Sicherheitskonzepts: Die Stadthalle Reutlingen sorgt dafür, dass alles gut und sicher umgesetzt ist.“